CM Tools und Concept Paper

Die Starthilfe auf dem Change Management Weg

„Kollektive Veränderungsbereitschaft“ – so heißt ein zentraler Erfolgsfaktor für Digitalisierungsvorhaben an Hochschulen. Mit im Reisegepäck sind hierbei auch die Begeisterung und Freude am Partizipieren und aktiven Mitgestalten. Doch wie schaffen es Hochschulen die „kollektive Veränderungsbereitschaft“ zu aktivieren und zu erhöhen?

Concept Paper und Tools sollen hierbei unterstützen und als Starthilfe auf dem Change Management Weg dienen. Die Concept Paper bieten zum einem strukturelle Unterstützung für die Durchführung und Begleitung von Veränderungsvorhaben an Hochschulen. Zum anderen werden Begleitmaßnahmen vorgestellt, die an unterschiedlichen Hochschulen angeboten und durchgeführt werden, um Transformation und Change zu verwirklichen. Die Concept Paper sind eine Einladung, in die operative Welt des Projektmanagements einzutauchen. Die Rolle des*r Change- und Prozessmanagers*in kann hier die Grundlage für den Erfolg legen.

Change Management Concept Paper & Basic Toolkit

Diese Concept Paper (unten aufgelistet) orientieren sich an den vier Phasen des Veränderungsprozesses an Hochschulen, die wir Ihnen bereits auf der Seite Change Management in Projekten vorgestellt haben. In der linken Spalte finden Sie eine Auflistung der dazugehörigen Tools & Arbeitsvorlagen, die Sie frei herunterladen können und für Ihre Zwecke verwenden und anpassen können. Die Tools sind den jeweiligen Phasen zugeordnet, können jedoch je nach Bedarf quer über alle Phasen eingesetzt und je nach Change Vorhaben adaptiert werden. Das Basic Toolkit soll darüber hinaus Projektleiter*innen als Unterstützung für bei Digitalisierungsinitiativen dienen. Auch das finden Sie als Download in der linken Spalte im Menü.

Concept Paper

Phase 1: Change initiieren

Ziel: Grobe Planung des Veränderungsvorhabens und deren Vision & Freigabe des Change Auftrags

Ergebnis 

  • Das WHY (Wozu) braucht es die Veränderung ist erfasst

  • Die Veränderungsvision, -ziele und -werte sind festgelegt

  • Die Stakeholder*innengruppen sind erfasst

  • Ein Grobkonzept für die Kommunikation der Veränderung liegt vor

  • Der Change-Auftrag ist freigegeben

Nutzen: Ist-Analyse: Verständnis der Ausgangslage im Projekt für Auftraggeber*in & Stakeholder*innen = Kommunikation und Verständnisaufbau

 

Phase 2: Change planen und starten

Ziel: Feinplanung der Veränderung mit konkreten Zielen/Vorhaben und Ressourcen (Change Roadmap)

Ergebnis 

  • Change Roadmap für das Projekt

  • Stakeholder*innen Kommunikationsplan

  • Ressourcenplan für Change Aktivitäten im Fachbereich und der OE/Projekt

  • Mögliche Qualifizierungsmaßnahmen wurden bestimmt

  • Rollen/Erwartungsklärung der Change Gestalter*innen inkl. Aufgabendefinition

Nutzen: Detailliertere, "rollierende" Planung und Steuerung der Veränderung gegenüber dem*der Auftraggeber*in = Möglichkeit des Monitoring

 

Phase 3: Change koordinieren & kontrollieren

Ziel: Überprüfen & koordinieren der geplanten Maßnahmen und Erfassen der Veränderung. Begleitung der Herausforderungen im Prozess und aktiver Umgang mit Widerstand

Ergebnis 

  • Anpassung und Adaptierung des Change Vorhaben und der Change Prozesse an unvorhergesehene und ungeplante Maßnahmen

  • Erzeugung von nachhaltiger Wirkung und Nutzenrealisierung des Changevorhabens

Nutzen: Steuerung des Veränderungsprozesses + Umgang mit Ängsten und Widerständen

 

Phase 4: Change abschließen & stabilisieren

Ziel: Im Projektabschluss gilt es auch die Veränderungsmaßnahmen abzuschließen und das Thema nachhaltig in der Organisation (Linie) zu verankern.

Ergebnis 

  • Dokumentation des Projektes und formaler Abschluss

  • Evaluierung von Erfahrungen, Prozess und Ergebnissen

  • Beginn der Aufbauarbeit in Linie

Nutzen: Projekt/Thema wird in die Hochschulstruktur, Kultur und Prozesse verankernt und steht langfristig der Community zur Verfügung + OE/Serviceorientierte Begleitung

Projekte erfolgreich evaluieren

Dieses Concept Paper dient zur Erweiterung Ihres Know-hows in Sachen Projektevaluierung. Die TU Graz hat im Hinblick auf die Leitziele Vereinfachung, Entlastung und Serviceorientierung eine Reihe von Methoden getestet und für den DUH zur Verfügung gestellt, die folgende Fragen klären sollen:

  • Was hat funktioniert? Welche Lernfelder und Stolpersteine gab es während des Projekts?
  • Wie ist die Zufriedenheit der Nutzer*innen mit dem Output des Projekts/ der Maßnahme?
  • Was ist aus dem Projekt heraus „gewachsen“?

Im Concept Paper werden die Rahmenbedingungen geklärt und erläutert, wann Sie welche Methoden am besten einsetzen können, um Feedback zu Projekten einzuholen. In der dazugehörigen Methodenbox finden Sie Vorlagen, die Sie direkt verwenden können oder nur noch inhaltlich an Ihr konkretes Projekt anpassen müssen. Das PDF zum Conceptpaper und die Methodenbox finden Sie als Download links im Menü.