Modelle und Prozesse der Digitalisierung

Die Handreichung ist das Ergebnis einer umfassenden Zusammenarbeit verschiedener Akteure im Rahmen der Arbeitsgruppe für hochschulübergreifendes Inhouse Consulting (AG HIC-Up). Sie stellt einen ersten Schritt dar, um Best Practices zu Modellen und Prozessen der Digitalisierung ausgewählter Universitäten Österreichs einem breiteren Hochschulpublikum zugänglich zu machen. In ihr werden vielfältige Ansätze der Universitäten zur Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategien präsentiert und zugleich die Herausforderungen auf dem Weg zu einem gemeinsamen Sprachgebrauch und Verständnis im Veränderungsprozess identifiziert.

Download: Handreichung für Gestalter*innen der Digitalisierung an Hochschulen

In der heutigen Zeit stehen Hochschulen vor zahlreichen Herausforderungen, die durch Globalisierung und Digitalisierung geprägt sind. Wichtige Aspekte sind der Bologna-Prozess, die Einführung von Bachelor- und Masterstudiengängen, das European Credit Transfer System (ECTS) sowie die zunehmende Digitalisierung interner Prozesse und die Implementierung von E-Learning-Methoden. Diese Veränderungen erfordern von den Hochschulen eine Anpassung an neue Gegebenheiten, darunter auch die Aktualisierung von Studieninhalten und die Einführung von Qualitätsmanagement. Die Besonderheiten von Veränderungsprozessen an Hochschulen liegen in ihrem dezentralen Aufbau mit eigenständig geführten Fakultäten, die in Konkurrenz um staatliche Mittel stehen. Trotz formaler Unabhängigkeit sind Hochschulen oft hierarchisch organisiert, was die Identifikation der Mitarbeitenden mit der Institution besonders wichtig macht. In Zeiten des Wandels ist es entscheidend, transparente Kommunikation und Beteiligung zu fördern, um Unsicherheiten abzubauen und soziale Akzeptanz zu schaffen. Ein effektives Change Management an Hochschulen basiert auf einem vierstufigen Modell, das sich aus Kotters 8-Stufen-Modell ableitet. Die Phasen umfassen das Initiieren, Planen, Koordinieren und Kontrollieren sowie das Abschließen und Stabilisieren von Veränderungsprozessen. Die Ziele des Change Managements konzentrieren sich auf die Entwicklung der Mitarbeitenden und Führungskräfte, die Transformation der Organisation sowie die Anpassung an Veränderungen in der Systemwelt, wie dem Arbeitsmarkt und der Bildungspolitik. Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Hochschulen erfolgreich mit den Herausforderungen des Wandels umgehen und ihre Prozesse nachhaltig verbessern.

Hier ist eine Zusammenfassung der Gliederung sowie der wichtigsten Ankerpunkte des Concept Papers:

Die vier Phasen des Change Managements

1. Change initiieren
   • Fokus: Effiziente Planung und Abwicklung des Veränderungsvorhabens
   • Kernaufgaben: Erstellung eines Grobkonzepts und Beauftragung des Change-Vorhabens
2. Change planen und starten
   • Fokus: Erarbeitung von Umsetzungsschritten und Freigabe des Change-Plans
   • Kernaufgaben: Aufbau eines Change-Teams und Erstellung einer Change-Architektur
3. Change koordinieren und kontrollieren
   • Fokus: Aufrechterhaltung des Veränderungsprozesses
   • Kernaufgaben: Umgang mit unerwarteten Entwicklungen und Widerständen
4. Change abschließen und stabilisieren
   • Fokus: Achtsamer Umgang mit umgesetzten Veränderungen
   • Kernaufgaben: Sicherung der Ergebnisse und Reflexion der Erfahrungen

Diese vier Phasen bilden den Rahmen für einen strukturierten und effektiven Change-Management-Prozess.

Download: Das Concept Paper für Change Management an Hochschulen_Full_Paper

Bewährte Werkzeuge für erfolgreiches Change Management

"Kollektive Veränderungsbereitschaft" gilt als Schlüssel zum Erfolg bei der Digitalisierung von Hochschulen. Dabei spielen Begeisterung und aktive Mitgestaltung eine entscheidende Rolle. Doch wie können Hochschulen diese kollektive Bereitschaft zur Veränderung wecken und stärken? Unser Basic Toolkit bietet hier den perfekten Einstieg in die Welt des Change Managements. Es präsentiert erprobte Instrumente und begleitende Maßnahmen, die an verschiedenen Hochschulen eingesetzt werden, um Wandel und Transformation zu verwirklichen. Diese Tools entstammen sowohl dem Transformations- als auch dem Change Management. Das Basic Toolkit unterstützt Sie auf zwei Ebenen:

1. Es liefert strukturelle Hilfestellung basierend auf bewährten Modellen zur Change Management-Begleitung an Hochschulen.
2. Es ermöglicht Ihnen einen Einblick in die praktische Welt des Projektmanagements.

Dabei kann die Position des Change- und Prozessmanagers den Grundstein für den Erfolg legen. Im Basic Toolkit finden Sie eine Sammlung bewährter Tools und Arbeitsvorlagen, die den vier Phasen der jeweiligen Concept Papers zugeordnet sind. Diese können Projektleiter bei Digitalisierungsinitiativen optimal unterstützen.