uniCHAT

Wegbereiter offener Kollaboration an Universitäten

An der Universität Graz entstand mit uniCHAT eine innovative Kollaborationsplattform, die die Nutzung verschiedenster Dienste aus einem Interface heraus ermöglicht. Über die Plattform ist neben Chatten in Textform die Nutzung verschiedener Videokonferenzdienste, Übersetzungstools, LLM-Chatbots und vieles mehr möglich. Digitales Kollaborieren wurde somit für unterschiedliche Nutzer*innengruppen an der Universität wesentlich erleichtert: Studierenden, Lehrenden, Forschenden und allen weiteren Bediensteten steht die Nutzung der Plattform und aller integrierten Dienste gleichermaßen offen.

Hintergründe

Im Rahmen eines Arbeitspaketes des Projekts digital university hub sollte eine Plattform geschaffen werden, die im Spannungsfeld propriertäre und offener Systeme bestehen kann (beispielsweise Microsoft Teams respektive Matrix/Element). Im Zuge einer Fokusgruppe zur Digitalisierung an der Universität Graz betonten insbesondere hiesige Forscher*innen die Notwendigkeit, mehr Aufgaben aus einem Interface heraus erledigen zu können als Notwendigkeit, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit Kolleg*innen aus dem In- und Ausland zu erleichtern. Dies bedeutete, nicht nur ein Nebeneinander dieser Systeme, sondern eine Integration zu einem Ganzen, indem themenorientierte Prozesse, Kommunikationswege und Kollaborationsplattformen miteinander verbunden werden.

Anbindung von Diensten und Systemen

uniCHAT bietet als offenes System einen Lösungsansatz durch:

  • Interoperabilität: uniCHAT verbindet offene und proprietäre Systeme, sodass Nutzer*innen beispielsweise in Microsoft Teams arbeiten können, ohne auf die Vorteile von Element verzichten zu müssen.
  • Integration moderner Dienste: Durch die Anbindung von Services wie DeepL, Zoom, ChatGPT und andere Chatbots wird die Plattform zu einem umfassenden Werkzeug für Kommunikation und Produktivität.

Technische Basis und ihre Vorteile

uniCHAT basiert auf der offenen Matrix/Element-Architektur . Diese Grundlage bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Datenschutz und Sicherheit gewährleisten, indem die volle Kontrolle über die Infrastruktur erhalten bleibt.
  • Zukunftssicherheit garantieren, da offene Standards eine flexible Anpassung ermöglichen.
  • Erweiterbarkeit sicherstellen, denn: Die Integration neuer Dienste und Technologien funktioniert problemlos.

Dank der Verbindung mit Microsoft-Produkten werden jedoch auch alle User*innen einbezogen, die auf proprietäre Lösungen angewiesen sind. Damit werden die Bedürfnisse von Wissenschaft und Verwaltung gleichermaßen berücksichtigt.

Nutzen für die Universität und darüber hinaus

Die Einführung von uniCHAT hat bereits spürbare Vorteile gebracht:

  • Effizientere Zusammenarbeit: Nutzer*innen aus unterschiedlichen Systemwelten können ohne Barrieren kommunizieren und das durch Verbindungen in synchroner (Audio, Video (Element, Zoom, uniMEET), Chat, Bots) wie asynchroner (Chat, Bots) als auch strukturierter Weise (uniCLOUD, Wiki, uniPAD). Insbesondere für Studierende wurde die Möglichkeit einer zentralen Kommunikationsplattform geschaffen, da nicht mehr über mehrere Kommunikationskanälen (WhatsApp, Studo etc.) mit Kolleg*innen kommuniziert werden muss.

  • Förderung der Interfunktionalität: uniCHAT erleichtert die Vernetzung zwischen verschiedenen einzelnen Serviceblöcken. Die offene API erlaubt das einfach bauen von „Bots“, die verschiedenste Funktionsblöcke definieren und zusammen geschaltet werden können (building blocks). Z.B. erst mit DeepL übersetzen lassen und erst dann chatGPT zur Zusammenfassung übergeben.

  • Unterstützung der Forschung & Lehre: Besonders in den exakten Wissenschaften wird die Offenheit der Plattform geschätzt und in der Lehre lassen sich Inhalte multilingual integrieren.

Darüber hinaus leistet uniCHAT einen Beitrag zur nachhaltigen Digitalisierung, indem es zeigt, wie offene und proprietäre Systeme synergistisch genutzt werden können.

Learnings und weiterführende Aktivitäten

Die Uni Graz hat neben den gemeinsamen Schnittstellenentwicklungen (API-Gateway als technische Basis) insbesondere das Thema der User-Experience (UX) mit der Nutzung von uniCHAT geschärft und ins Zentrum der Digitalisierung gestellt.

Dabei stellte man vier Prinzipien in den Vordergrund:

Das Prinzip der Erlebnisorientierung stellt das Nutzungserlebnis (User Experience) der Kundschaft in den Mittelpunkt: Prozesse orientieren sich an den Bedürfnissen von Studierenden, Lehrenden und Forschenden, inkludieren die Bedürfnisse der beteiligten Mitarbeitenden – und respektieren die Anforderungen der Organisation (Process Ownership).

Das Prinzip der Wertoptimierung orientiert sich an den Mehrwerten für Kundschaft und Organisation: Prozesse schaffen digitale Mehrwerte für Studierende, Lehrende, Forschende, Mitarbeitende und die Organisation. Zur Steigerung der Effizienz werden nicht wertschöpfende Aktivitäten im Sinne einer Verschlankung eliminiert oder minimiert.

Das Prinzip der Sichtbarmachung fördert einen transparenten und nachvollziehbaren Informationsfluss über den gesamten Prozesslebenszyklus. Prozesse sind hinsichtlich des geplanten Ablaufs, der benötigten Dokumente und des aktuellen Status transparent, Kriterien für Entscheidungen und Entscheidungen im Prozess nachvollziehbar begründet.

Das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung (Continuous Improvement) unterstützt eine kritisch reflexive Perspektive auf Prozesse: Prozesse werden laufend evaluiert und können hinsichtlich neuer Bedürfnisse der Kundschaft oder geänderten Anforderungen der Organisation adaptiert werden.

Die Universität Graz ist eine der führenden Universitäten in Österreich beim Thema Digitalisierung und weist seit über einem Jahrzehnt immer wieder innovativen Produkten den Weg. Diese Vielzahl der Systeme erhöht aber auch wesentlich die Komplexität für die Nutzer*innen. Der Wunsch ist es, die Erfahrungen aus diesem Projekt in eine größere Synthese zu bringen. Im Zuge eines Leitprojekts am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft wird bereits versucht, administrative Prozesse zu verschlanken, die oben genannten Prinzipien zu reflektieren und entlang von Datenschutz und Datensicherheit zu etablieren.

Weiters ist die Umsetzung folgender Schritte geplant:

  • der Ausbau der Plattform als uniYou
  • die Integration zusätzlicher Dienste
  • eine weitere Verbesserung der User Experience

Ziel ist es, eine vollständig vernetzte, digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Anforderungen moderner Universitäten gerecht wird und von den notwendigen Systembrüchen auf der Reise durch die digitale Universität abstrahiert.