m:usi
Kooperation zur modernen und effizienten Sportkursverwaltung
m:usi, eine Kombination der Worte „Management“ und „Universitäts-Sportinstitut“, ist eine Kooperation zwischen vier Universitäten: der Universität Wien, der Universität Graz, der Universität Klagenfurt und der Montanuniversität Leoben. Ziel ist, die Verwaltung der Universitätssportkurse zeitgemäß und effizient zu gestalten. Eine gut strukturierte, klare und effektive Governance bildet die Grundlage dieser Zusammenarbeit.
Im Rahmen der Kooperation wurde eine neue Softwareplattform entwickelt, die auf einer quelloffenen Software basiert. Mit der Inner-Source-Methode wird diese Plattform durch individuell benötigte Funktionalitäten erweitert.
Die neue Softwareplattform dient nicht nur als Basis für Innovationen in der Sportkursverwaltung, sondern ist auch flexibel für weitere Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung universitärer Weiterbildung einsetzbar.
Durch die Entwicklung eines gemeinsamen technologischen Systems, die Bildung einer Community und die Harmonisierung von Prozessen zwischen den Universitäten wurde eine erfolgreiche digitale Transformation begründet. Diese hat tiefgreifende Veränderungen in den Bereichen Technologie, Menschen und Universitätskultur bewirkt.
Ausgangssituation
Durch die heterogene Softwarelandschaft im Bereich der Universitätssportkursverwaltung entstehen hohe personelle und finanzielle Aufwände bei der Umsetzung neuer Anforderungen und der Wartung der einzelnen Softwarelösungen. Die Weiterentwicklung, Serviceleistung und Produktlebenszeit der vorhandenen Sportkursverwaltungssysteme gehen zu Ende, was ein organisatorisches und technisches Risiko mit sich bringt. Die Suche nach Alternativen ergab, dass am kommerziellen Markt keine geeigneten Produkte für die digitale Abbildung der Prozesse verfügbar waren.
Ein gut vernetztes interuniversitäres Team, entwickelte ein nachhaltiges Konzept für eine Neuentwicklung. Dieses Konzept adressiert eine effiziente und effektive Entwicklung, ein verteiltes Wissensmanagement, eine nachhaltige Wiederverwendung und überwindet Organisationsgrenzen.
Konzeption mit neuem Mindset und agilen Methoden
Vision: Wir entwickeln gemeinsam für die unterschiedlichen, in der Gesamtheit doch sehr ähnlichen Anforderungen der Sportinstitute nachhaltige, effektive, langfristige, ausbaufähige, aber dennoch flexible Lösungen mit hoher Kund*innenorientierung.
Digitale Transformation ist dann erfolgreich, wenn sie nachhaltige Veränderungen in den Bereichen Kultur, Mensch und Technologie bewirkt. Im Vergleich zur meist projektorientierten Digitalisierung hat die Transformation einen höheren Reifegrad. Die Kooperation m:usi verfolgt genau diese höhere Zielsetzung und integriert dieses neue Mindset bereits im Konzept.
Der wesentliche Leitgedanke besteht darin, eine dauerhafte Kooperation mit formalen Strukturen aufzubauen, jedoch mit einer flexiblen Governance, die alle Universitäten einbezieht und Gleichberechtigung sicherstellt. Durch eine Inner-Source-Strategie der gemeinsamen Softwareentwicklung sollen nachhaltige Ergebnisse erzielt, organisatorische und technische Risiken minimiert, Ressourcen gebündelt und Umsetzungskosten deutlich reduziert werden. Offene Zusammenarbeit und Kommunikation, nicht kommerzielle Ausrichtung sowie flexible Verwendung sind die Eckpfeiler dieser Strategie und führen zum neuen Leitmotiv „No to silos, yes to communication“.
Agile Methoden im Projektmanagement und im Softwareentwicklungsprozess setzen den Menschen in den Mittelpunkt. Durch kurze Entwicklungsiterationen wird schnelles Kundenfeedback ermöglicht und inhaltliche Flexibilität erhöht. In Kombination mit transparenter und kontinuierlicher Kommunikation zwischen allen Beteiligten wird eine interuniversitäre Community aufgebaut, die den fachlichen, organisatorischen und technischen Austausch fördert.
Die technologische Grundlage bildet die Open-Source-Software „Moodle“. Sie bietet bereits Funktionen für Kurs- und Teilnehmer*innenmanagement und wird an vielen Universitäten als Lernmanagementsystem eingesetzt. Die Softwarearchitektur von Moodle unterscheidet zwischen den Kernfunktionen von Moodle und individuellen Erweiterungen (Plugins), die die Funktionalität des Basissystems erweitern. Dieses Modell hat den Vorteil, dass gemeinsame Anforderungen in einer übergreifenden Softwareentwicklung umgesetzt werden können, während gleichzeitig organisationsspezifische Erweiterungen mit einer strukturierten und definierten Vorgehensweise möglich sind.
Herausforderungen und gewonnene Erkenntnisse
Vertrauen ist wichtig, Vertrauen muss man sich erarbeiten.
Die m:usi-Idee wurde von Anfang an von eng vernetzten, intrinsisch motivierten Menschen vorangetrieben. Diese Menschen vertrauen einander und teilen dasselbe Mindset.
Die zügige organisatorische und thematische Harmonisierung, die Entwicklung von prozessübergreifenden Abstimmungen und die Generierung weitreichend anwendbarer Lösungen veranschaulichen die Vorteile eines interuniversitären Teams. Dabei gilt das Prinzip: „Die richtigen Personen, zum richtigen Zeitpunkt, für das richtige Projekt. Interuniversitär. “
Die entscheidenden Faktoren für den Erfolg, die letztlich auch die Finanzierung der Projektmittel aus dem laufenden Universitätsbudget ermöglichten (ohne Anschubfinanzierung beispielsweise durch Ausschreibungen), sind das nachhaltige Konzept, das Bestreben, eine vernetzte Community aufzubauen und das starke Vertrauen in das Projektmanagementteam.
Mit einer leichtgewichtigen Governance-Struktur, agilen Projektmanagementmethoden und zahlreichen Ressourcen — einschließlich einer umfangreichen Basis für Kooperationsverträge — wurde ein Referenzmodell geschaffen, das einen niedrigschwelligen Ausgangspunkt für zukünftige interuniversitäre Kooperationen bietet.
Impact und Wirkungsanalyse
Eine Möglichkeit, um den Erfolg eines Projektes zu messen, liegt in der Bewertung der positiven Rückmeldungen und, im Falle von m:usi, nachträglich in den von drei Universitäten beabsichtigen Bestreben in die m:usi-Kooperation nachträglich einzusteigen.
Die Prinzipien der Open-Source-Entwicklung fördern die offene Zusammenarbeit, vermeiden einen Vendor-Lockin und ermöglichen die nachhaltige Verwendung der Ergebnisse während und nach der Projektlaufzeit auch für andere Kooperationsteilnehmende.
Eine flexible und moderne technische Plattform gewährleistet, dass eine gemeinsame und strukturierte Softwareentwicklung möglich ist, während die individuellen Anforderungen und deren Umsetzung berücksichtigt werden. Demnach sind neue und innovative Betriebsmodelle nicht nur denkbar, sondern auch realisierbar. Sie eröffnen innovative Möglichkeiten und bilden eine Grundlage für Shared-Services.
Die Zusammenarbeit über Hochschulgrenzen hinweg führt zu positiven Veränderungen in allen sozialen Aspekten, oft auch unbewusst. Der Aufbau und die Etablierung einer Community unterstützen nicht nur die persönliche Weiterentwicklung aller Beteiligten, sondern fördern auch das Empowerment der USI-Expert*innen in Bezug auf Innovationen.
Die aktive Teilnahme an interuniversitären Kooperationen und Projekten stärkt das Streben nach sinnvoller Arbeit (Higher Purpose) und motiviert die Mitarbeitenden positiv.
Die Veränderungen im Bereich der (Universitäts-)Kultur haben eine langanhaltende Wirkung. m:usi zeigt mit einer nachhaltigen Kooperationsform, dass die Überwindung von Organisationsgrenzen durch die Bündelung von Personalressourcen zu erfolgreichen Projekten mit einem schnellen Time-to-Market im Universitätsumfeld führen kann. In Zeiten von Ressourcenknappheit, insbesondere auf dem IT-Personalmarkt, bieten Kooperationen und gemeinsame Entwicklung Wege zur Risikominimierung sowohl organisatorisch als auch technisch.
Die Themen digitale Souveränität, geopolitische Abhängigkeit, Offenheit von Daten und Standardisierung werden insbesondere im Kontext der öffentlichen Verwaltung auf allen Ebenen diskutiert. Die Kampagne "Public Money, Public Code" zielt darauf ab, Software, die mit Steuergeldern finanziert wird, als freie Software zu veröffentlichen (FSFE, o.D.). Dies fördert die Modernisierung der öffentlichen Infrastruktur in Bereichen wie Innovation, Wettbewerbsfähigkeit, Autonomie, Zusammenarbeit, Sicherheit und Wiederverwendung von Software-Code. Der verstärkte Einsatz von Freier Software sichert das Wissen in den Organisationen und wahrt die Selbstbestimmung und Unabhängigkeit.
Auf Ebene der Universitäten beantwortet m:usi die Frage: Wie ist eine innovative Zusammenarbeit mit einer einhergehenden Prozessharmonisierung in einer heterogenen Universitätslandschaft möglich, ohne die eigene Souveränität zu verlieren?
Mit den positiven, teilweise disruptiven Veränderungen in den Bereichen Technologie, Personal und Kultur ist m:usi nicht nur ein Digitalisierungsprojekt, sondern begründet eine erfolgreiche (digitale) Transformation.