Elektronische Signaturen
Umstellung bringt große Arbeitserleichterung
Das Projekt "Elektronische Signaturen" zeigt, dass eine gelungene digitale Transformation in der Verwaltung deutliche Zeitersparnis und beträchtlichen Effizienzgewinn bringt. Und gleichzeitig legt es offen, wie umfassend eine Digitalisierung analoger Abläufe gedacht werden muss.
Stempel und Unterschrift verleihen Dokumenten ihre Gültigkeit und ihren offiziellen Charakter. In der Verwaltung gehen diese Bewegungen seit Jahrzehnten flüssig von der Hand. Durch die veränderten Anforderungen der Welt und die neuen Auflagen durch das E-Government Gesetz braucht es einen smarten Ablauf auch für digitale Dokumente. Das Projekt „Elektronische Signaturen“ hat einen transparenten, einfachen und digitalen Prozess zur Umsetzung der elektronischen Signatur bei Behördenschriftstücken der TUG erfolgreich umgesetzt.
Eine gute Umstellung bringt eine deutliche Erleichterung. Für eine Studienbestätigung mussten Studierende beispielsweise früher einiges an Zeit einplanen. Das Anstehen für eine Unterschrift oder die Zusendung der Originale konnte wertvolle Tage verschlingen. Mit dem Einzug der Digitalisierung und dem Verschicken eines unterschriebenen PDFs hat sich die Zeit für die Studierenden beträchtlich reduziert, der Aufwand für die Verwaltung allerdings nicht. Forderten Studierende eine Bestätigung an, musste das Dokument gespeichert, gedruckt, gestempelt, unterschrieben und eingescannt werden, bevor es als E-Mail verschickt werden konnte. Anschließend wurde das Dokument entweder abgelegt oder gleich wieder geschreddert. Das war weder nachhaltig noch besonders effizient. Mit der elektronischen Signatur können viele dieser Arbeitsschritte eingespart werden.
Umsetzung der elektronischen Amtssignatur
Bei der Ausstellung von Behördenschriftstücken im Studienservice und Hochschulamt ist die TU Graz verpflichtet, das Recht auf elektronischen Verkehr zu realisieren. Damit die Umstellung gleichzeitig auch die Abläufe optimiert, hat sich das Projektteam für eine hohe Usability und die maximale Einbindung aller betroffenen Mitarbeiter*innen entschieden.
Ausreichende Planung ist bei einer Veränderung dieser Größenordnung unerlässlich. Im ersten Schritt wurde daher ein digitaler Sollprozess definiert, der alle Anforderungen abdeckt. Mit der Auswahl einer Software für das Amtssignaturservice wird zeitgleich die entsprechende Hardware angeschafft und die nötige IT-Infrastruktur aufgebaut. Nach der Installation und Konfiguration wird die Integration in das TU Graz System umgesetzt. Damit wird die Schnittstelle zum Amtssignatur-Service auch für andere Services/Programme der TU-Graz zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis überzeugt, die Abläufe zur TU Graz Amtssignatur wurden vereinheitlicht und entscheidend vereinfacht. Alle berechtigten Mitarbeiter*innen können nun Behördenschriftstücke mit der TU Graz Amtssignatur gesetzeskonform signieren und versenden.
Bewährt sich mit der Einführung
Seine Alltagstauglichkeit hat das System von Beginn an unter Beweis gestellt. Nach einer umfangreichen Testphase ist es seit April 2021 für alle in Verwendung. Eine weitere Evaluierung startet mit Oktober 2021, aber der Grundtenor zeichnet sich schon jetzt deutlich ab: „Die elektronische Signatur ist sehr effizient und das hilft uns wirklich sehr weiter.“
Ein Beispiel: Bis dato wurden viele Behördenschriftstücke analog unterschrieben und verschickt. Der neue Prozess ist hier deutlich effizienter. Speichern und signieren gehen jetzt ebenso flüssig von der Hand wie früher die Kombination aus Stempel und Unterschrift. Die konkrete Vereinfachung und der reduzierte Arbeitsaufwand kommt bei den Nutzer*innen sehr gut an. Zusätzlich erhält esign.tugraz.at positives Feedback, das sich durch eine einfache und sehr gut nachvollziehbare Oberfläche auszeichnet. Weiteres Highlight für die Anwender*innen: Viele Dokumente können in einem Stapelverfahren auf einmal signiert werden.
Gerade in den Stoßzeiten, an denen die Fristen der Stipendienstelle und des Finanzamts auslaufen oder in Ausnahmesituationen, wie in der Corona-Pandemie, hat sich der Vorteil einer einfacheren Abwicklung deutlich gezeigt. Zeitersparnis und stärkere Serviceorientierung haben mit der Einführung des neuen Systems auf der TU Graz Einzug gehalten.
Die gewonnene Effizienz und die leichtere Usability kommen auch bei den Studierenden gut an. Meistens werden Dokumente angefordert, die irgendwo anders dringend gebraucht werden. Der Weg in die Uni entfällt. Studierende, die gewünschte Unterlagen via E-Mail anfordern, erhalten meist innerhalb kurzer Zeit die gewünschte Antwort.
Einstieg in die Verwaltung der Zukunft
Der elektronische Signaturservice wird künftig weiter ausgebaut. Bereits jetzt steht es allen Bediensteten zum Zweck der persönlichen elektronischen Signatur zur Verfügung. Auch diese Signaturform sorgt für einen Effizienzgewinn in täglichen Prozessen und findet immer weitreichendere Anwendung.
Die Anwender*innen sind sehr zufrieden mit der neuen Lösung und sehen das Projekt als einen ersten, großen Schritt in Richtung der Digitalisierung universitärer Prozesse. Natürlich gibt es in so einem Projekt immer noch weitere Herausforderungen zu bewältigen. Wichtig für die Lösung ist dabei die Zusammenarbeit mit anderen Projektteams, beispielsweise über die richtige Archivierung der Dokumente, damit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt. Darüber hinaus machen Faktoren, auf die ein Projektteam keinen Einfluss hat, die Arbeit nicht gerade einfacher. So wird die neue Amtssignatur in Österreich mittlerweile durchgehend akzeptiert, für eine Anforderung außerhalb Österreichs muss weiterhin gestempelt werden.
Auch wenn dieser Anwendungsfall auf den ersten Blick einfach erscheint, ist der Umfang nicht zu unterschätzen und der Erkenntnisgewinn aus dem Projekt entsprechend groß. Für die digitale Transformation braucht es einen langen Atem. Keine der ersehnten Umsetzungen geht so schnell wie erhofft. Gelingt die Realisierung nach einer derart intensiven Projektphase, ist die Freude darüber dafür umso größer.