Initiative: Reallabor Digitalisierung

Ausgangslage Reallabor Digitalisierung 2020

März 2020 – ein Meilenstein der digitalen Transformation wurde erreicht. Nach Ausbruch der COVID-19 Pandemie war der ‚Need for Action‘ sehr schnell sehr klar. Es musste operativ gehandelt werden, um die Arbeits- und Kollaborationsprozesse in extrem kurzer Zeit neu zu denken und zu digitalisieren – und all dies im Rahmen der Möglichkeiten, die den Hochschulen Österreichs im Augenblick des Pandemiestarts zur Verfügung standen.

Die Technische Universität Graz sah hierin eine Chance, die Erfahrungen mit Digitalisierung und ihren Prozessen zu sammeln und diese in einen strategischen Handlungsrahmen einzubetten. Im Zentrum stand der Gedanke, Digitalisierungsprozesse proaktiv zu gestalten und sich bewusst mit den systematischen Risiken und Möglichkeiten auseinander zu setzen.

Ziele

Das Vizerektorat für Digitalisierung und Changemanagement erstellte daher folgende Ziele:

  • Die bisherigen Pläne und Strategien sollen an die Situation adaptiert und Prioritäten hinterfragt werden
  • Auf organisatorischer sowie individueller Ebene sollen Vorbehalte und Defizite jeglicher Art sowie andere Barrieren in den Hintergrund treten
  • bisher undenkbare Abläufe und Lösungen sollen durch kollektives Engagement zu einer gelebten Realität werden
  • Diese rasche Digitalisierungphase, die unter anderen Umständen möglicherweise nicht in diesem Tempo stattgefunden hätte, soll wissenschaftlich und erkenntnistheoretisch betrachtet und genutzt werden
  • Folgende Fragen sollen in Zukunft gestellt und geklärt werden: Welche Aspekte der Digitalisierung sollen auch nach der Pandemie behalten werden, welche nicht? Welche neuen Fragen ergeben sich im Punkto zukünftige Digitalisierung an Hochschulen aus dieser Situation für die TU Graz – wie auch für alle anderen Universitäten?

Begleitung und Umsetzung

Die Aufgabe des Team Transformationsmanagement war, den zusammenhängenden Gesamtprozess zu begleiten und aktiv zentrale Supportmaßnahmen mit umzusetzen.

Die Kernkompetenz des Teams bestand in der Begleitung der Gesamtinitiative ‚Reallabor Digitalisierung 2020‘.

Das vorrangige Ziel bestand zum einem darin, auf einer gemeinsamen, breiten Ebene integrativ und interdisziplinär zusammen zu arbeiten und damit Chancen für einen neuen hochschulischen Arbeitsmodus zu erschaffen. Ein weiteres Ziel war die Errichtung eines Managements des digitalen Veränderungsprozesses.

Basierend auf einer Stakeholder Analyse wurden alle Handlungsfelder und mehrere Organisationseinheiten eingebunden (ZID, VPU, Kommunikation & Marketing, LLT, Personalentwicklung, Weiterbildung, Repräsentanten aus Lehre, Forschung und Verwaltung) und ein Konzept auf 3 Ebenen aufgebaut. Diese drei Ebenen veranschaulichen kurzfristige Maßnahmen (1), mittlefristige Maßnahmen (2) und Strukturmaßnahmen für einen übergeordneten Kulturwandel in allen Organisationseinheiten. In jeder Ebene wurden entsprechende Handlungsfelder erfasst und damit nach Priorität geordnet. Zu den Handlungsfeldern wurden geeignete Handlungsaufforderungen festgelegt. So befand sich beispielsweise in der ersten (kurzfristigen) Ebene das prioritäre Handlungsfeld "Aufsetzen zentraler Supportmaßnahmen", mit angeführten Handlungsaufforderungen wie "Usersupport für Home Office und Teammanagement Tools".

Nach Ende der kurzfristigen Ebene ging es in die zweite mittelfristige Ebene weiter, in der es nun darauf ankam, Evaluierungen der bisherigen Lösungen durchzuführen und neue Lösungen für die bestehende Herausforderungen zu diskutieren. Für diesen Schritte wurden Reallabore für Leistungs- Arbeits und Kollaborationsprozesse und Instrumente geschaffen. Innerhalb dieser Reallabore wurden nun bestehende und neu entstandene Prozesse und Maßnahmen evaluiert und reevaluiert, aktualisiert und adaptiert.

Der Change wurde an dieser Stelle mit einer klaren Auftragsklärung und Zielsetzung initiiert, geplant und aufgrund des aktuellen Bedarfs unmittelbar gestartet.

In einer ersten Phase wurden parallele Befragungen an den Hochschulen Österreichs durchgeführt, ebenso wie Studierendenumfragen und Begleitstudien. Zeitgleich bildete sich die Arbeitsgruppe Homeoffice, die sich aus Repräsentanten der einzelnen Serviceeinrichtungen zusammensetze. Diese Arbeitsgruppe beschäftigte sich unter anderem damit, wie mobiles Arbeiten in Zukunft aussehen könnte und anderen verwandten Themenbereichen.

In einer zweiten Phase startete der Stakeholder Prozess, dessen Kerngruppe sich aus Repräsentanten der Handlungsfelder Lehre, Forschung, Verwaltung und 3d Mission zusammenstellte. Diese Gruppe analysierte die Ergebnisse aus der ersten Phase und gab Einschätzungen dazu ab, welche Aspekte für die entsprechenden Handlungsfelder nützlich sind und verwendet werden können.

In einem letzten Schritt wurden aus den vorangegangenen Erhebungen und dem Stakeholder Prozess eine einschlägige Digitalisierungspolicy ausgearbeitet.

Volià Reallabor!

Ergebnisse

Die Veränderung wurde TU Graz intern laufen koordiniert und evaluiert. Folgende Ergebnisse konnten in die Umsetzung und Integration in die Linie vollzogen werden:

  • Sehr rasch wurden mehr als 150 Webex Schulungen im Zeitraum 03-05/2020 mit dem ZID der TU Graz aufgrund der hohen Nachfrage umgesetzt (Ebene 1 – kurzfristige Maßnahmen)
  • TU4U – Intranet Seite: ‚Arbeiten Lehre, Forschen und Kollaborieren in einer digitalen Welt‘ wurde erstellt. (Ebene 1 – kurzfristige Maßnahmen). Damit erhalten Mitarbeiter*innen gebündelt eine Sammlung von Informationen, die ihnen helfen als virtuelle Teams im Homeoffice gut, motiviert und effizient (zusammen) zu arbeiten. Diese Seite wird laufend aktualisiert und erweitert.
  • Die begleitende wissenschaftlichen Studie vom Team um Assoc.-Prof. Dr. Bernhard Wieser und Assoc.-Prof. Dr. Viktoria Pammer-Schindler an der TU Graz wurde aufgebaut, umgesetzt und kommuniziert (Ebene 1: mittelfristige Maßnahmen). Ein darauf aufbauendes Projekt wurde vom Land Steiermark gefördert und im Jahr 2021 durchgeführt.
  • Die Erkenntnisse der Studie sowie sich daraus abgeleiteten Ziele wurden in der aktuellen Digitalisierungsstrategie aufgearbeitet und umgesetzt. Ein erstes Modell wurde in Workshops partizipativ entwickelt und schlägt sich in einer aktualisierten Digitalisierungspolicy nieder.
  • Aufbau und Prozessbegleitung eines ‚Mobile Office‘ an der TU Graz inkl. Umsetzung einer Homeoffice Befragung mit Mitarbeiter*innen der TU Community (05/20 – 09/21) wurde abgeschlossen und in der Linie verankert.
  • Die OE Personal- und Kompetenzentwicklung hat ein umfassendes Schulungsangebot für Führungskräfte und Mitarbeiter*innen entwickelt, um die neue Form der Zusammenarbeit zu stärken.
  • Im Rahmen der Mitarbeiter*innenbefragung 2020 wurde die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen zu den ersten Covid-Unterstützungangeboten der TU Graz abgefragt und die wesentlichen Erkenntnisse in den Gesamtprozess zu ‚Mobiles Arbeiten‘ integriert.
  • Es wurden neue Richtlinien aus dem Vizerektorat Personal und Finanzen (Betriebsvereinbarung Home Office) und dem Vizerektorat für Digitalisierung und Change Management (Informationsrichtlinie, BYOD (Bring your own device)-Richtlinie und Gesamtprozessbegleitung) mit 09/2021 kommuniziert.
  • Seit Oktober 2021 liegt der Auftrag der Prozessbegleitung zur Weiterentwicklung des Mobile Office an der VPU vor (‚Mobiles Arbeiten/Homeoffice‘, homeoffice-digital@tugraz.at). Dies geschieht kollaborativ mit OE Personal, OE Personalentwicklung, OE ZID, OE Einkauf und OE Kommunikation und Marketing, um die Ebenen Organisation, Technik und Mensch optimal abzustimmen.

What's next?

Weiteres wurden nächste Schritte erarbeitet, die wie folgt gelistet sind:

  • Die ‚Mobile Office‘ Initiative an der TU Graz weiter ausgebaut und laufend evaluiert.
  • Die Aktualisierung der Digitalisierungspolicy wird von Seiten des Transformationsmanagements partizipativ begleitet und abgeschlossen.
  • Die Kommunikation und der Dialog zum Thema ‚Digitalisierungspolicy‘ und Hochschulraum 5.0 soll weiter am Digital University HUB gefördert und unterstützt werden.
  • Finaler Projektbericht zum ‚Reallabor Digitalisierung‘ geht mit 04/2022 an das Budnesministerum für Bildung, Wissenschaft und Forschung

Kulturwandel und Strategie

Die Ebene des Kulturwandels zieht sich wie ein Deckmantel über alle Handlungsfelder. Im Bereich der Führung gilt es, eine Kultur der digitalen Zusammenarbeit zu etablieren, die flexibel, inklusiv und vertrauensbasiert ist. Von besonderer Relevanz ist in diesem Zusammenhang zu betonen, dass Corona nicht gleichzusetzen ist mit Digitalisierung. Vielmehr ist die Pandemie als eine plötzlich auftretende Bodenwelle und Verwerfung der Fahrbahn zu betrachten, welche in Folge dazu geführt hat, das Fahrzeug - den Universitätsbetrieb - genauer zu inspizieren, Teile zu reparieren und auszutauschen, das Öl zu wechseln, möglicherweise auch die eine oder andere neue Steuerkette einzusetzen, damit Österreichs Hochschulen nicht abgehängt werden. Legt man diese Analogie weiter um, handelt es sich konkret darum, digitale Prozesse in Lehre, Forschung und Verwaltung in Präsenz und virtuell anzustoßen und weiterzuentwickeln. Auch hybride Modelle werden hier zukünftig eine Rolle spielen. In diesem Sinne ist das Aushebeln eingeübter Verhaltens- und Denkweisen, kurz die Etablierung eines Kulturwandels der zielführende Weg.