Change Management Concept Paper & Basic Toolkit

„Kollektive Veränderungsbereitschaft“ – so heißt ein zentraler Erfolgsfaktor für Digitalisierungsvorhaben an Hochschulen. Mit im Reisegepäck sind hierbei auch die Begeisterung und Freude am Partizipieren und aktiven Mitgestalten. Doch wie schaffen es Hochschulen die „kollektive Veränderungsbereitschaft“ zu aktivieren und zu erhöhen?

Die Concept Paper sowie das entsprechende Basic Toolkit sollen hier Abhilfe schaffen und als Starthilfe auf dem Change Management Weg dienen. Die Concept Paper bieten zum einem strukturelle Unterstützung für die Durchfürhung und Begleitung von Veränderungsvorhaben an Hochschulen. Zum anderen werden Begleitmaßnahmen vorgestellt, die an unterschiedlichen Hochschulen angeboten und durchgeführt werden, um Transformation und Change zu verwirklichen. Die Concept Paper sind eine Einladung, in die operative Welt des Projektmanagements einzutauchen. Die Rolle des*r Change- und Prozessmanagers*in kann hier die Grundlage für den Erfolg legen.

Unten finden Sie eine Auflistung der vier Phasen des Veränderungsprozesses an Hochschulen, die wir Ihnen bereits auf der Seite Change Management in Projekten vorgestellt haben, mit entsprechendem Ziel, zu erwartendem Ergebnis sowie Nutzen. In der linken Spalte finden Sie eine Auflistung der dazugehörigen Tools & Arbeitsvorlagen, die Sie frei herunterladen können und für Ihre Zwecke verwenden und anpassen können. Die Tools sind den jeweiligen Phasen zugeordnet, können jedoch je nach Bedarf quer über alle Phasen eingesetzt und je nach Change Vorhaben adaptiert werden. Die Basic Toolbox soll darüber hinaus Projektleiter*innen als Unterstützung für bei Digitalisierungsinitiativen dienen. 

Wir möchten Sie an dieser Stelle ebenfalls auffordern, uns Ihre eignen bewährten Change Management Tools und Lieblingswerkzeuge in Veränderungsprozessen per Mail an digitaluniversityhub@tugraz.at zuzusenden.

Gemeinsam können wir hier Schnittstellen und Synergien nutzen, um nachhaltig Veränderungsprozesse und -Projekte an Hochschulen zu etablieren.



CM Concept Paper Phase 1: Change initiieren

Ziel

Grobe Planung des Veränderungsvorhabens und deren Vision & Freigabe des Change Auftrags

Ergebnis 

  • Das WHY (Wozu) braucht es die Veränderung ist erfasst

  • Die Veränderungs-VISION, -ZIELE und –WERTE sind festgelegt

  • Die Stakeholder*innengruppen sind erfasst

  • Ein Grobkonzept für die Kommunikation der Veränderung liegt vor

  • Der Change Auftrag ist freigegeben

Nutzen

Ist-Analyse: Verständnis der Ausgangslage im Projekt für Auftraggeber*in & Stakeholder*innen = Kommunikation und Verständnisaufbau

CM Concept Paper Phase 3: Change koordinieren & kontrollieren

Ziel

Überprüfen & koordinieren der geplanten Maßnahmen und Erfassen der Veränderung. Begleitung der Herausforderungen im Prozess und aktiver Umgang mit Widerstand

Ergebnis 

  • Anpassung und Adaptierung des Change Vorhaben und der Change Prozesse an unvorhergesehene und ungeplante Maßnahmen

  • Erzeugung von nachhaltiger Wirkung und Nutzenrealisierung des Changevorhabens.

Nutzen

Steuerung des Veränderungsprozesses + Umgang mit Ängsten und Widerständen

CM Concept Paper Phase 2: Change planen und starten

Ziel

Feinplanung der Veränderung mit konkreten Zielen/Vorhaben und Ressourcen (Change Roadmap)

Ergebnis 

  • Change Roadmap (Plan) für das Projekt

  • Stakeholder*innen Kommunikationsplan

  • Ressourcenplan für Change Aktivitäten im Fachbereich und der OE/Projekt

  • Mögliche Qualifizierungsmaßnahmen wurden bestimmt

  • Rollen/Erwartungsklärung der Change Gestalter*innen inkl. Aufgabendefinition

Nutzen

Detailliertere, "rollierende" Planung und Steuerung der Veränderung gegenüber dem*der Auftraggeber*in = Möglichkeit des Monitoring

CM Concept Paper Phase 4: Change abschließen & stabilisieren

Ziel

Im Projektabschluss gilt es auch die Veränderungsmaßnahmen abzuschließen und das Thema nachhaltig in der Organisation (Linie) zu verankern.

Ergebnis 

  • Dokumentation des Projektes und formaler Abschluss

  • Evaluierung von Erfahrungen, Prozess und Ergebnissen

  • Beginn der Aufbauarbeit in Linie

Nutzen

Projekt/Thema wird in die Hochschulstruktur, Kultur und Prozesse verankernt und steht langfristig der Community zur Verfügung + OE/Serviceorientierte Begleitung