Initiative: Digitale Signatur

Ausgangssituation/ Entstehung

Die Corona-Krise hat zu einer starken Nachfrage nach elektronischen Hilfsmitteln für klassische organisatorische Prozesse, wie der Unterschrift von Dokumenten, geführt. Die aktuell noch in vielen Prozessen vorherrschende Abwicklung von Vorgängen innerhalb der Hochschulverwaltung in Papierform führt zu einem erhöhten Verwaltungs- und Organisationsaufwand aller beteiligten Personen. Auch die ökologische Bilanz papierbasierter Prozesse widerspricht grundsätzlich den Bemühungen der TU Graz, ihren CO2-Fußabdruck bis 2030 zu minimieren. Die Herausforderungen der langfristigen Aufbewahrung von signierten Dokumenten in Papierform zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben stellt hohe Anforderungen an die mit der Archivierung betrauten Organisationseinheiten sowie die Verfügbarkeit entsprechender Räumlichkeiten.

Zukunftsweisende Entwicklungen, wie die Verordnung Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt 14 (eIDAS-VO) und das Bundesgesetz über elektronische Signaturen und Vertrauensdienste (Signatur- und Vertrauensdienstegesetz – SVG) im Bereich des E-Governments, stellen die rechtlichen und konzeptionellen Grundlagen für nachhaltige Lösungen in dem Themenfeld der e-Administration zur Verfügung.

Kommunikation in elektronischer Form (z.B. E-Mail) wird zunehmend zum präferierten Weg der Kontaktaufnahme mit universitären Dienstleistungseinrichtungen. Digital unterstützte Arbeitsweisen ermöglichen die Erfüllung der damit einhergehenden steigende Erwartungen im Bereich der Reaktionszeiten und der Erreichbarkeit, ohne zusätzliche Belastungen für Mitarbeiter*innen.

Zielgruppen

Angehörige von Hochschulen, OE-Leiter*innen, Mitarbeiter*innen in Dienstleistungseinrichtungen und Organisationseinheiten, die häufig mit Signaturprozessen konfrontiert sind.

Ziele des Projekts

Das Ziel des Projekts ist die Implementierung eines elektronischen Signaturservice sowie die Herstellung der nötigen Infrastruktur. Auch die Integration in universitäre Systeme sowie die Einführung und Verstetigung des Systems in Sinne des digitalen Transformationsmanagements waren Kernaufgaben im Projekt "Elektronische Signaturen". Gleichzeitig wurde durch eine umfangreiche Prozessanalyse und -optimierung sichergestellt, dass Abläufe in idealer Art und Weise stattfinden, bevor sie in eine digitale Form übergeführt werden. Ein besonderer Fokus bestand auch in der bestmöglichen Unterstützung von Anwender*innen des System in ihren täglichen Aufgaben. Die digitale Optimierung neuralgischer Punkte in Prozessketten durch Tools, die an die spezifischen Anforderungen angepassten sind, hat das Potential, deutliche Verbesserungen in den Bereichen Effizienz und Durchlaufzeit der betroffenen Prozesse zu erwirken. Diese Verbesserungen schlagen sich direkt in den Benutzer*innenerfahrungen nieder, die Angehörige und externe Stakeholder*innen der TU Graz mit ihren Verwaltungseinheiten machen.

Die Einführung des Systems wird von koordinierten Kommunikationsmaßnahmen begleitet, die die rasche Adoption bestmöglich unterstützen sollen. Gleichzeitig vermittelt ein komfortables Schulungsangebot Anwender*innen das notwendige Wissen, um die neuen digitalen Möglichkeiten in ihre spezifischen Arbeitsabläufe integrieren zu können.

Essentiell für die gute Annahme bei Stakeholder*innen sowie den effizienten Betrieb ist die Verfügbarkeit eines ausführlichen Benutzer*innenhandbuchs, das häufig auftretende Fragen in einfach verständlicher Form beantwortet.

In jedem Projektteil wurde die Maxime "Betroffene zu Beteiligten machen" durch die Begleitung mit Change-Management-Maßnahmen gelebt, um den Projekterfolg und die nachhaltige Etablierung des Systems an der TU Graz sicherzustellen.

Arbeitspakete

Folgend sind die einzelnen Arbeitspakete gelistet:

AP0: Initiierung des Change nach PSPplus
AP1: Stakeholder*innenanalyse und Erstellung eines Projektplans
AP2: Aufnahme aller relevanten Anforderungen der Stakeholder*innen
AP3: Starten und Koordinieren des Change
AP4: Durchführen des Requirements-Engineering als Vorbereitung auf die Erstellung eines Umsetzungskonzepts
AP5: Erfassung und Modellierung aller relevanten Prozesse
AP6: Prozessoptimierung in enger Zusammenarbeit mit allen Stakeholder*innen
AP7: Recherche aller rechtlichen Rahmenbedingungen (Datenschutz, etc.)
AP8: Benchmarking aktuell am Markt verfügbarer Lösungen
AP9: Erstellung eines technischen Umsetzungskonzepts sowie der dazugehörigen Systemarchitektur
AP10: Aufbau der notwendigen Test-Infrastruktur
AP11: Design und Implementierung der relevanten User-Interfaces
AP12: Aufbau der notwendigen Backend-Services
AP13: Aufbau der notwendigen Produktiv-Infrastruktur
AP14: Lasttests und Validierung der Produktiv-Infrastruktur
AP15: Erstellen eines Anwender*innen-Handbuchs
AP16: Erstellen eines Kommunikationsplans
AP17: Durchführen der abgestimmten Kommunikations-Maßnahmen begleitend zur Einführung des Systems
AP18: Schulungen von Anwender*innen der TU Graz
AP19: Abschließen und Verankerung des Change

Status der Zusammenarbeit

Das Projekt wird im Rahmen des Digitalisierungsprojekts "Digital Blueprint" als Arbeitspaket an der TU Graz bearbeitet. Laufend stattfindende Abstimmungen mit den Projektpartner*innen stellen die koordinierte Abwicklung des Projekts sicher und ermöglichen durch die breit gestreuten Zugänge und Rahmenbedingungen der kooperierenden Hochschulen eine ganzheitliche Sicht auf das Thema.

Mögliche Synergien für andere Universitäten

  • Wissenstransfer zum Thema "elektronische Signaturen"
  • Austausch im Bereich der Projektabwicklung und des Change Managements
  • Kooperation in der Softwareentwicklung und Zusammenarbeit im Sinne der "Open Source"-Prinzipien
  • Austausch von Expertise zum Thema Integration von elektronischen Signaturen in universitären Prozessen