Design Sprints als innovatives Change Tool
Autorin: Caroline Bürger
The Why
Eine Hochschule ist ein Ort, an dem Visionen entstehen und neue Themen und Fragestellungen erarbeitet werden. Hierbei sind meist viele interne Stakeholder*innen mit unterschiedlichen Vorstellungen involviert. Im Hochschulalltag besteht jedoch selten die Möglichkeit, mit allen Beteiligten zeitgleich und vor Ort mehrere Tage lang an einer Problemstellung zu arbeiten. Design Sprints bieten genau diese Möglichkeit. Diese Methode verlangt zwar ein außerordentliches Engagement, verkürzt jedoch Feedbackschleifen immens und lässt im Team eine besondere Motivation für die weitere Umsetzung entstehen.
The What
Bei Design Sprints handelt es sich um vier- bis fünftägige Innovations-Workshops, die im Idealfall innerhalb einer Arbeitswoche abgehalten werden. Hierfür wird ein interdisziplinäres Kernteam von sechs bis neun Personen an Bord geholt, die gemeinsam das „Big Picture“, einen Prototypen und den Projektplan erarbeiten. Begleitet werden sie von ein bis zwei Moderator*innen, die durch den Workshop leiten, sowie von Expert*innen und/oder User*innen, die an den ersten beiden Tagen Einblicke zu spezifischen Fragestellungen beisteuern sollen. Teil des Teams sind außerdem ein bis zwei UX-Designer*innen (User Experience Designer*in) und ein „Entscheider“ bzw. Decider (z.B. Product Owner). Am Ende des Workshops ist ein Prototyp inklusive Feedbacks von echten Nutzer*innen vorhanden, der Stakeholder*innen und Entscheidungsträger*innen anschaulich präsentiert werden kann.
The How
Am Montag wird ein ganzheitliches Problemverständnis geschaffen und so der Weg für die gesamte Woche vorgegeben. Das Team tauscht Sichtweisen und Wissen in strukturierten Diskussionen aus und definiert das langfristige Ziel. Prioritäten werden gesetzt und jener Teil des Problemfelds fixiert, der in einer Woche gelöst werden kann.
Am Dienstag geht das Team auf Lösungsfindung. Der Tag startet mit Demos von ähnlichen Lösungen, die als Inspiration dienen. Mit verschiedenen Techniken wird anschließend die Kreativität angeregt und jedes Teammitglied fertigt eine Lösungsskizze an. Eine der Skizzen wird in einem Voting zur Vorlage für den Prototypen gewählt.
Am Mittwoch wird ein Storyboard erstellt und in kleine Szenen bzw. Features aufgeteilt. Anhand der gewählten Lösungsskizze beginnen die UX-Designer*innen einen Prototyp zu erstellen. Zeitgleich bereiten die restlichen Team-Mitglieder die User*innentests vor und erledigen andere inhaltliche Arbeiten.
Am Donnerstag wird der Prototyp und ein Interview-Leitfaden für die User*innentests finalisiert. Im Idealfall werden fünf bis sieben Nutzer*innen befragt bzw. Tests durchgeführt, um ausreichend Feedback zu erhalten. Erste Schlussfolgerungen aus Tests und ein Plan für die weiteren Schritte werden in einer abschließenden Präsentation erläutert. Sollte der Design Sprint fünf Tage dauern, können die User*innentests auch am Freitag stattfinden.
The Results
An der Universität Wien wurden bereits zwei Design Sprints erfolgreich durchgeführt. Das langfristige Ziel aus dem ersten Design Sprint stellte ein konfigurierbares Dashboard dar, welches personalisierte Informationen ausspielt. Es sollte in übersichtlicher Weise Service & Orientierung bieten, um Studierende auf ihrem Weg zum Studienabschluss zu unterstützen. Dies war der Start für die Entstehung einer personalisierte Startseite für Studierende in u:space, dem Web-Portal für Studium und Lehre an der Universität Wien. Das langfristige Ziel aus dem Design Sprint ist nach wie vor ein wichtiger Anhaltspunkt für dessen Umsetzung und laufende Erweiterung.
Im zweiten Design Sprint im März 2022 fokussierte man sich auf eine andere Zielgruppe und arbeitete an einer Anwendung zur Lehrplanung für das administrative Personal. Auch hier war das Ergebnis ein klickbarer Prototyp inklusive User*innen-Feedback sowie eine Bündelung an Informationen über verschiedenste Bereiche und Stakeholder*innen im Hochschulkontext. Durch den intensiven Austausch wurde auch mehr Klarheit über komplexe Prozesse in der Universitätsarbeit und erste Analysen der technischen Machbarkeit erarbeitet.
The Effects
Design Sprints bieten die Möglichkeit, neue Themen effizient und qualitativ hochwertig zu erarbeiten, Visionen abzustecken und zu überprüfen. Nachdem Zeit auch im Hochschulwesen eine wichtige Ressource ist, können mithilfe von Design Sprints die ansonsten über Monate verteilten Meetings und Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse reduziert werden oder fallen überhaupt weg. Zudem ist es für Entscheidungsträger*innen deutlich einfacher, weitere Entwicklungen zu beurteilen, wenn bereits ein Tool zum „Angreifen“ da ist und ein gemeinsames Bild geschaffen wurde. Design Sprints könnten also die Umsetzung von Change Vorhaben deutlich beschleunigen und effizienter gestalten.